SmartLoket

Wat is SmartLoket?

SmartLoket is een digitaal loket voor burgers, ondernemingen en verenigingen en is een online platform voor alle aanvragen en meldingen van uw bestuur.

SmartLoket kan eenvoudig geïntegreerd worden in uw website.

De koppelingen met backofficetoepassingen en authentieke bronnen maken het mogelijk om allerhande documenten automatisch af te leveren. De echtheid van de documenten wordt gegarandeerd door een rechtsgeldige elektronische handtekening. Bij meer complexe aanvragen is een minimale tussenkomst van een administratieve medewerker nodig om de aanvraag of melding af te handelen. 

De aanvrager kan zijn aanvraag of melding, de status en de bijhorende documenten steeds raadplegen via zijn beveiligde persoonlijke internetpagina.

Als bestuur heeft u steeds een overzicht van alle lopende en behandelde aanvragen en meldingen en kan u de nodige rapporten maken.

De voordelen van SmartLoket

  • 24/7 dienstverlening
    Burgers, ondernemingen en verenigingen kunnen 24u per dag, 7 dagen op 7 rekenen op uw digitale dienstverlening. Documenten worden automatisch en rechtsgeldig afgeleverd, waardoor onnodige verplaatsingen naar uw fysiek loket vermeden worden.
  • Efficiënter, goedkoper en eenvoudiger
    Doordat aanvragen en meldingen gestructureerd en waar mogelijk automatisch afgehandeld worden, wordt de werktijd en doorlooptijd verminderd. Zo heeft u meer tijd voor andere taken. Bovendien bespaart u ook aanzienlijk op print- en portkosten doordat u documenten digitaal kan afleveren.
  • Generiek en modulair
    SmartLoket is een generieke toepassing die kan meegroeien met de wensen en behoeften van uw bestuur. Wanneer we de toepassing verbeteren, kan u mee genieten van de nieuwe functionaliteiten. SmartLoket is modulair opgebouwd waardoor u zelf kan beslissen welke aanvragen en meldingen u beschikbaar stelt. U kan starten met een beperkte set en later nieuwe aanvragen en meldingen implementeren.
  • Veilig
    Alle transacties verlopen geëncrypteerd over https. De aanvrager identificeert zich met eID, Itsme of een alternatieve veilige aanmeldmethode zodat u steeds zeker bent van zijn identiteit. Hiervoor maken we gebruik van het toegangs- en gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid. Het ondertekenen van documenten gebeurt door Intellistamp, op basis van een beveiligd servercertificaat, waardoor u de echtheid van de documenten kan garanderen.
  • Kleinere ecologische voetafdruk
    Door het gebruik van SmartLoket zijn verplaatsingen naar uw fysiek loket overbodig. Bovendien gebruikt u minder papier, inkt, … Dit alles draagt bij aan een kleinere ecologische voetafdruk.

Module Burger en burgerzaken – Papieren en attesten

De module ‘Burgerzaken – Papieren en attesten’ kan automatisch attesten, uittreksels en afschriften afleveren.

Deze documenten kunnen zowel aangevraagd worden door burgers als door ondernemingen en andere overheden. Binnen SmartLoket bepaalt u zelf (op basis van het KBO-nummer) welke ondernemingen of overheden rechten krijgen om automatisch attesten te ontvangen. De rechten worden toegekend aan de wettelijk vertegenwoordiger die op zijn beurt, via het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid, medewerkers rechten kan geven om in zijn naam te handelen. Zo kan u het proces gemakkelijk vereenvoudigen voor notarissen, advocaten, andere lokale overheden, … en beperkt u de administratie voor uw diensten.

Het aanvragen van een document is eenvoudig en gebruikersvriendelijk

De aanvrager kiest de gewenste aanvraag en vult het bijhorende webformulier in.

Om automatisch een document te ontvangen, identificeert de aanvrager zich met zijn eID, Itsme of een alternatieve veilige aanmeldmethode. Wanneer de aanvrager een aanvraag doet voor zichzelf of de nodige rechten heeft om te handelen in naam van een derde, wordt het gevraagde document meteen afgeleverd zodat de aanvrager het kan downloaden. De aanvrager krijgt ook een bevestigingse-mail met een link een beveiligde persoonlijke pagina. Op deze pagina kan hij het document consulteren of downloaden tot 3 maanden na de aanvraag.

Enkel in uitzonderlijke gevallen is de tussenkomst van een medewerker vereist. Wanneer de aanvrager zich niet identificeert of niet voldoende rechten heeft om in naam van een derde te handelen, krijgt hij een bevestigingse-mail van de aanvraag. Na goedkeuring van de medewerker krijgt de aanvrager alsnog een tweede e-mail met een link  naar een beveiligde persoonlijke pagina waarop het document kan geconsulteerd of gedownload worden.

SmartLoket levert onderstaande documenten af

Attesten Bevolking

De bevolkingsattesten worden gegenereerd op basis van gegevens uit het rijksregister, digitaal ondertekend en automatisch afgeleverd. Om het rijksregister te bevragen, maakt SmartLoket gebruik van het MAGDA-platform.

Volgende attesten zijn beschikbaar:

  • Attest van Belgische nationaliteit
  • Attest van gezinssamenstelling
  • Attest van hoofdverblijfplaats
  • Attest van hoofdverblijfplaats met historiek in deze gemeente
  • Attest van hoofdverblijfplaats met volledige historiek
  • Attest van leven
  • Attest van verblijf en Belgische nationaliteit
  • Attest van verblijfplaats met het oog op een huwelijk
  • Attest van wettelijke samenwoning
  • Attest van wijze van teraardebestelling en/of rituelen

Uittreksels en afschriften van akten Burgerlijke stand

De uittreksels en afschriften van akten worden opgehaald uit DABS, digitaal ondertekend en automatisch afgeleverd.

Van volgende akten zijn de uittreksels en afschriften beschikbaar:

  • Akte van adoptie
  • Akte van Belgische nationaliteit
  • Akte van echtscheiding
  • Akte van erkenning kind
  • Akte van erkenning voor geboorte
  • Akte van gerechtelijke afwezigheid
  • Akte van geslachtsverandering
  • Akte van levenloos kind
  • Akte van naamkeuze
  • Akte van naamwijziging
  • Akte van voornaamwijziging
  • Geboorteakte
  • Huwelijksakte
  • Overlijdensakte

Uittreksel uit het strafregister

Het uittreksel uit het strafregister wordt rechtstreeks opgehaald uit het centraal strafregister, digitaal ondertekend en automatisch afgeleverd.

Er kunnen verschillende modellen aangevraagd worden:

  • Model 593: Voor het herstel in eer en rechten
  • Model 596.1: Voor het uitvoeren van een activiteit waarvan de toegangs- of uitoefeningsvoorwaarden wettelijk zijn vastgesteld
  • Model 596.2: Voor het uitoefenen van activiteiten met contacten met minderjarigen
  • Model 595: Voor alle andere redenen