Wanneer is het ideale moment om een kritische blik te werpen op de processen van uw gemeente of organisatie? Voor u aan de slag gaat met een nieuw systeem, uiteraard. 

Wat onze implementatieconsultants Romina, Michiel en Kristien vaak zien bij de start van een nieuw project is dat key-users liefst de huidige werkwijzen en processen één op één vertaald zien in het nieuwe systeem. Laten we eerlijk zijn, het systeem – als u er al een heeft – wordt met een reden vervangen, toch? En dat nieuwe systeem biedt waarschijnlijk véél meer mogelijkheden, zeker als u start van een blanco canvas waarbij alle processen in kaart gebracht worden én ook geoptimaliseerd worden. Een frisse blik helpt om de processen te verbeteren zowel voor de burger, de ondernemer en vereniging als het interne team van de gemeente of organisatie. En die frisse blik, daar helpen onze implementatieconsultants u uiteraard graag mee! 

Maar hoe begint u hieraan? In deze blog lichten wij de belangrijkste stappen toe om de processen van uw organisatie in kaart te brengen. 

STAP 1 – Vertaal het proces naar een werkinstructie

Medewerkers voeren soms ook heel wat manuele handelingen uit die vergeten kunnen worden in de procesmatige gedachtegang. Door alle stappen duidelijk in kaart te brengen en te documenteren krijgt u een overzicht van het volledige proces. Vervolgens is het belangrijk om deze procesbeschrijving te vertalen naar een werkinstructie, het startpunt voor de verbetering. Dit is een belangrijke stap, want als niet alle stappen duidelijk zijn is het moeilijker om het proces te optimaliseren. 

STAP 2 – Doorloop het proces vanuit het perspectief van de burger, onderneming en vereniging

Zodra het proces in kaart gebracht is, is het belangrijk om het ook van de andere kant te bekijken. Doorloop het proces daarom vanuit het perspectief van de burger, onderneming en/of vereniging. Welke informatie krijgen zij op welk moment in het proces? Door zelf de aanvraag stap voor stap te doorlopen en eventuele vragen te noteren, krijgt u waardevolle informatie over het proces. Op die manier wordt de ‘user experience’ van de burger, onderneming en vereniging bekeken. 

STAP 3 – Doe een functionele analyse van het systeem

Deze stap wordt uiteraard het best uitgevoerd door onze implementatieconsultants. Zij kennen de mogelijkheden én beperkingen van onze software-oplossing SmartLoket van A tot Z. Waar zij vooral in uitblinken is de vertaalslag maken van de wensen en noden van de klant naar het systeem. Een efficiënt en gestroomlijnd proces, dat is het doel waar we voor gaan. En als er bepaalde wensen van de medewerkers toch niet mogelijk zijn in het systeem, wordt er in onderling overleg gezocht naar een oplossing. De implementatie van een nieuw systeem gebeurt altijd samen met de key-users, dat helpt bij het creëren van een draagvlak binnen de organisatie. 

STAP 4 – Neem de eindgebruiker mee in de nieuwe werkwijze van het proces

Voor een succesvol project is het niet voldoende om enkel de key-users te betrekken. Neem de eindgebruikers ook mee in deze nieuwe manier van werken. Hoe pakt u dit best aan? Door hen te informeren over het nieuwe proces en door voldoende trainingsmomenten aan te bieden, indien mogelijk zo specifiek mogelijk. De eindgebruikers zullen elke dag met het nieuwe systeem werken, geef dus zeker voldoende begeleiding en ondersteuning wanneer ze hiermee aan de slag gaan. Met de steun van de eindgebruikers zal de implementatie van uw systeem een succes worden!  

Neem contact op

Is uw systeem aan vernieuwing toe en bent u benieuwd naar de frisse blik die ons team werpt op uw processen? Neem contact op via dit formulier! 

Lees meer over de beschikbare modules en zelf modelleren met SmartLoket