Hulpverleningszone Oost Vlaams -Brabant staat paraat om de veiligheid van 32 gemeenten te waarborgen. Met een team van meer dan 600 medewerkers, streven ze naar een geoliede organisatie voor de uitvoering van brandweertaken en hulpverlening. Sinds 2016 maakt de organisatie gebruik van Notula om haar vergaderingen van het college en de raad te notuleren. Secretariaatsmedewerker en key-user Evy Leyssens deelt haar ervaring over het werken met deze besluitvorming software en de voordelen die deze oplossing biedt.
In 2015 werden de brandweertaken van de 32 gemeenten ondergebracht in één hulpverleningszone, wat leidde tot de oprichting van Hulpverleningszone Oost Vlaams-Brabant. Voorheen werd er in Word-documenten genotuleerd, maar de behoefte aan een efficiënter en toegankelijker systeem werd al snel duidelijk. In 2016 werd Notula geïmplementeerd om de vergaderingen van het college, de raad en het digitaal college te stroomlijnen.
Stap voor stap naar een efficiënte besluitvorming met Notula
Het implementatieproces van Notula verliep soepel en werd afgestemd op de specifieke behoeften van de hulpverleningszone. Het softwarepakket wordt nu door meer dan 70 personen gebruikt in de Hulpverleningszone Oost Vlaams-Brabant, waaronder 32 burgemeesters, maar ook het secretariaat, de personeelsdienst, de afdelingen aankoop & financiën, en nog een aantal andere betrokkenen. Evy Leyssens legt uit dat het systeem vooral handig is voor het snel terugvinden van informatie en het werken met een gelijkaardig voorbeeld als template, wat het notuleren veel efficiënter maakt. Het proces begint met het aanmaken van agendapunten door de auteur van de dienst, gevolgd door een goedkeuringsproces dat afhankelijk is van de financiële consequenties. Na goedkeuring door de zonecommandant wordt de agenda definitief gemaakt, verspreid en behandeld tijdens de vergaderingen. Tijdens de vergadering wordt alles rechtstreeks in het systeem genotuleerd. Na de vergadering wordt het verslag gemaakt en het blijft beschikbaar in het systeem voor alle betrokkenen om in te kijken.
Voordelen die tellen voor Hulpverleningszone Oost Vlaams-Brabant
De overgang naar Notula heeft tal van voordelen opgeleverd voor deze organisatie. Het systeem is gebruiksvriendelijk en zorgt voor een digitale archivering van alle documenten, wat het terugvinden van informatie aanzienlijk vergemakkelijkt. Beslissingen en stemmingen worden nu digitaal vastgelegd en bewaard. Papieren stembriefjes zijn verleden tijd! Daarnaast biedt het systeem de mogelijkheid om snel statistieken op te zoeken en wordt alles overzichtelijk bijgehouden in één pakket.
Succesvolle samenwerking
Evy Leyssens is tevreden over de samenwerking met Green Valley Belgium. “Het systeem biedt enorm veel mogelijkheden en de implementatie van nieuwe modules verloopt vlot. Het ticketingsysteem werkt heel goed, problemen worden snel opgelost en er wordt altijd correct gereageerd. De snelle en accurate ondersteuning van de supportafdeling wordt zeker gewaardeerd,” benadrukt Evy Leyssens.
Met Notula heeft de Hulpverleningszone Oost Vlaams-Brabant een krachtig instrument in handen om vergaderingen efficiënt te beheren en besluitvormingsprocessen te stroomlijnen.
